UTANGULIZI.
Kitengo cha Mawasiliano na Hifadhi Hati (CDU), kilianzishwa kwa lengo la kusimamia shughuli zote za Mawasiliano kwa wateja wa ndani nan je ya Mamlaka ikiwa ni pamoja na kuhamasisha na kutoa elimu kwa umma juu ya shughuli nzima za mradi wa Mamlaka ya Vitambulisho vya Taifa.
Katika kutekeleza jukumu lake kuu Kitengo kinahakikisha kinalinda taswira chanya ya Mamlaka kwa kuandaa taarifa kwa umma, matangazo na vipindi vya redio, tv na magazeti zinazosaidia kuhamasisha na kutoa elimu kwa umma.

MAJUKUMU

  1. Kulinda taswira ya Mamlaka.
  2. Kutoa elimu na Kuhamasisha umma juu ya shughuli za Mamlaka.
  3. Kuandaa maandiko mbalimbali ya Mamlaka yahusuyo taarifa za Usajili na Utambuzi wa watu na Kitambulisho cha Taifa pamoja na taarifa za shughuli nyingine za kutumika kielektroniki na kwa “hard copy” ndani na nje ya Mamlaka.Vilevile kushauri Idara/Vitengo katika uandaaji wa maandiko mbalimbali.
  4. Kuratibu maandalizi ya maandiko ya kutumika katika mikutano na warsha mbalimbali zihusuzo Mamlaka.
  5. Kuhifadhi maandiko ya taasisi (Documentation).
  6. Kusimamia Tovuti ya Mamlaka.
  7. Kuandaa taarifa kwa umma na kuratibu usambazaji.
  8. Kuratibu mikutano ya aina mbalimbali baina ya Mamlaka na Wahariri/Waandishi kutoka vyombo vya habari.
  9. Kuratibu maandalizi na uchapishaji wa gazeti la Mamlaka, vijarida na maandiko mengine ya kuelimisha umma.
  10. Kuratibu shughuli ya uandaaji wa vipindi vya televisheni na redio.
  11. Kuratibu uandaaji matangazo na makala katika magazeti, radio, televisheni na mitandao ya kijamii.
  12. Kuratibu mawasiliano ya Mamlaka kwa wateja wa ndani na wa nje.
  13. Kuratibu ushiriki wa maonyesho ya kitaifa na kimataifa.
  14. Kutangaza shughuli na sera za Mamlaka.
  15. Kuratibu uandaaji wa mabango yenye kutambulisha ofisi za NIDA za wilaya. Hii ikijumuisha na vifaa vingine vyenye kufaa kutumika kuitambulisha na kuitangaza Mamlaka.
  16. Kufanya tafiti kwa wateja kujua mtizamo/uelewa wao juu ya Mamlaka, kufanyia kazi hoja zao kwa kushirikiana na Idara/Kitengo husika na kushauri mamlaka juu ya hatua stahiki kuchukuliwa.

MAFANIKIO.

  1. Kitengo kimefanikiwa kuwa na Mpango mkakati wa mawasiliano madhubuti unaotumika kutoa mwongozo wa kuendesha shughuli za Kitengo kwa kuzingatia kulinda taswira ya Mamlaka.
  2. Kusimika mfumo wa Kitaasisi wa Menejimementi wa mawasiliano (Institutional Communication) kwa Kujenga uelewa zaidi kwa watumishi wa Mamlaka kuhusu umuhimu wa kufuata sheria, kanuni na taratibu zinazotawala utekelezaji wa mawasiliano kwa wateja wa ndani na wa nje kulingana na mpango mkakati wa mawasiliano wa mamlaka ya vitambulisho vya Taifa (NIDA).
  3. Mpango kazi mkuu wa Kitengo kama mwongozo kumwezesha kila mtumishi kuandaa mpango kazi wake wa siku, wiki na mwezi umekamilika.
  4. Elimu kwa umma imetolewa na inaendelea kutolewa kila uchao juu ya shughuli za kila siku za Mamlaka, ikiwemo katika mazoezi mbalimbali ya usajili na utambuzi wa watu yaliyofanyika mikoa mbalimbali nchini ikiwemo Dar es Salaam.
  5. Kimeandaa maandiko mbalimbali ya Mamlaka yahusuyo taarifa za Usajili na Utambuzi wa watu na Kitambulisho cha Taifa pamoja na taarifa za shughuli nyingine mbalimbali za kutumika ndani na nje ya Mamlaka. Vilevile kimekuwa kikifanya kazi kwa karibu na Vitengo/Idara nyingine katika kuandaa maandiko mbalimbali yahusuyo Idara/Vitengo vyao.
  6. Kitengo kimefanikiwa Kusimamia tovuti ya Mamlaka kwa kuisanifu iliyopo, mpya na kuweka taarifa mbalimbali za kuelimisha umma.
  7. Kuanza Kukusanya na Kuhifadhi maandiko ya taasisi (Documentation) kwa mfumo wa kielektroniki na kwa mfumo wa “hard copy” kutoka Idara na Vitengo mbalimbali na ni endelevu.
  8. Taarifa mbalimbali kuhusiana na Usajili na Utambuzi wa watu pamoja na shughuli nyingine za kila siku za Mamlaka zimekuwa zikiandaliwa na kuratibiwa juu ya kutolewa kwa wateja wa ndani ya Mamlaka na katika vyombo mbalimbali vya habari.
  9. Kitengo kimefanikiwa kuratibu mikutano mbalimbali baina ya Mamlaka na Wahariri/Waandishi kutoka vyombo vya habari kwa ajili ya kutoa taarifa ya maendeleo ya mradi na kujenga mahusiano bora kama sehemu ya wadau.
  10. Maandiko mbalimbali ya kutumika katika mikutano na warsha mbalimbali zihusuzo Mamlaka yamekuwa yakiandaliwa na kutumika katika mikutano husika.
  11. Matangazo na Makala mbalimbali yameweza kuandaliwa ya kurushwa na kuwekwa kwenye magazeti, radio, televisheni na mitandao mbalimbali ya kijamii.
  12. Akaunti mbalimbali na mbinu mbalimbali zimeundwa na kuwekwa kufanya mawasiliano kwa wateja wa ndani na wa nje kufanyika kirahisi na kwa haraka. Barua Pepe/ WhatsApp/Face Book /Instagram /OneStopOrder /BusinessSupport/ Tovuti/ S.L.P, Na. Simu huduma kwa mteja ya mkononi na ya mezani, Nukushi, boksi la maoni na nyinginezo.
  13. Kitengo kimefanikiwa kushawishi Mamlaka kuona umuhimu wa ushiriki katika maonesho ya kitaifa na kimataifa kwa nyakati tofauti ambapo hatimaye tukaibuka washindi kupata tuzao 2 za kimataifa. 1) mwaka 2013 katika maadhimisho ya wiki ya utumishi wa umma Kibara Accra, Ghana, NIDA imeibuka mshindi wa kwanza katika kutoa huduma kwa umma yenye ubunifu wa hali ya juu na ya kuigwa kutokana na teknolojia inayotumika ya “Smart Card” kutengeneza mfumo wa usajili na utambuzi wa watu pamoja na Kitambulisho chake.
  14. Tuzo ya pili kimataifa, ICO100 iliyofanyika Nairobi Kenya, ni katika maadhimisho ya ushindani wa kutafuta nchi inayotumia teknolojia bora Zaidi katika kutengeneza Vitambulisho vya Taifa katika mfumo wa ICT. NIDA iliibuka mshindi wa kwanza.
  15. Uratibu wa kuweka mabango yenye kutambulisha ofisi mbalimbali za NIDA, Makao Makuu na kwa nyingi zilizoko wilayani yamewekwa.
  16. Kufanya tafiti kwa wateja kujua mtizamo wao juu ya Mamlaka, kufanyia kazi hoja zao kwa kushirikiana ama kuwasilisha Idara/Kitengo husika na kushauri Mamlaka juu ya hatua stahiki kuchukuliwa.
  17. Gazeti lenye kubeba jumbe za Mamlaka, limefanikiwa kuchapishwa mara mbili na kugaiwa kwa watumishi na wadau wengine kama sehemu ya kutoa elimu na kuelimisha umma.
  18. Tangu uwepo wake, Kitengo kimefanikiwa kuwasilisha mada kwa Wajumbe wa Kamati ya Menejimenti na Maafisa Wasajili Wilaya kuhusu majukumu na umuhimu wa Kitengo na jinsi ya kuzungumza na kujenga uhusiano mzuri na vyombo vya habari.

MALENGO YA MBELENI KATIKA MWAKA UJAO WA FEDHA

  1. Kuongeza mbinu zaidi za kutumika kuelimisha na kuhamasisha umma.
  2. Kuanzisha tovuti salama ya Mamlaka ambapo mteja atakuwa na uwezo wa kujua hatua ya usajili aliyofikia pamoja na kupata taarifa nyingine muhimu za Mamlaka zitakazo mhabarisha, mhamasisha na kumuelimisha.
  3. Kuzidi kuimarisha mawasiliano ya ndani kwa kushawishi matumizi zaidi ya intranet dhidi ya njia nyingine za mawasiliano.
  4. Kuimarisha mawasiliano na vyombo vya habari. Lengo kusaidia kulinda taswira ya Mamlaka pindi habari zetu zinapokuwa zinaripotiwa.
  5. Kutekezeza majukumu ya Kitengo na kutoa taarifa zote zinazotakiwa kwa wakati.
  6. Kujenga uelewa zaidi kwa watumishi wa Mamlaka kuhusu shughuli za Kitengo.
  7. Kusimika Mfumo wa Uhakiki wa Ubora wa Shughuli za Kitengo cha Mawasiliano na Hifadhi Hati (Quality Assurance and Improvement Programme).